Accord de traitement des données

Le présent accord est une annexe des Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV »). Il est accepté en même temps qu'elles, sans signature séparée, et s'applique pendant toute la durée de l'abonnement. Il encadre, conformément à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD »), les traitements de données personnelles qu'EMKAI réalise pour le compte du Client. Les termes commençant par une majuscule ont le sens que leur donnent les CGV.

1. Rôles des parties

Pour les Données Client, le Client est responsable de traitement et EMKAI, EURL immatriculée au RCS de Lille Métropole sous le numéro 109 593 038, agit en qualité de sous-traitant.

Le présent accord ne couvre pas les traitements dont EMKAI est elle-même responsable (constitution des bases, calcul des scores, gestion des comptes, facturation, suivi de la relation client). Ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité.

2. Description du traitement

• Objet et finalité : conserver et organiser les informations que le Client et ses Utilisateurs saisissent pour suivre leur prospection (biens suivis, contacts, échanges, tournées).
• Nature des opérations : hébergement, enregistrement, consultation, modification, affichage, calcul d'itinéraires, sauvegarde et suppression.
• Personnes concernées : les vendeurs et propriétaires que le Client contacte ou envisage de contacter, et les Utilisateurs du Client.
• Catégories de données : nom, numéro de téléphone, adresse email et disponibilités des vendeurs saisis par le Client ; historique des échanges (appels, visites, rendez-vous, notes libres) ; statut de suivi des biens ; tournées planifiées. Aucune catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD n'est attendue : le Client s'abstient d'en saisir dans les notes libres.
• Durée : la durée de l'abonnement, puis les conditions de l'article 11. Le Client peut demander à tout moment la suppression de Données Client.

EMKAI n'enrichit pas les Données Client à partir d'autres sources, ne les utilise pas pour ses propres finalités et ne les communique à aucun autre client.

3. Instructions du Client

EMKAI traite les Données Client uniquement sur instruction documentée du Client. Les CGV, le présent accord et l'utilisation du Service par le Client constituent ces instructions. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, EMKAI en informe immédiatement le Client.

4. Confidentialité

EMKAI veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Client soient soumises à une obligation de confidentialité. À ce jour, seul le gérant d'EMKAI dispose d'un accès technique aux Données Client, et il n'y accède que pour les besoins du support, de la maintenance ou de la sécurité.

5. Sécurité

EMKAI met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• le cloisonnement des données par agence : un Utilisateur ne voit que les données de son agence ;
• le chiffrement des échanges (HTTPS imposé) ;
• des mots de passe stockés sous forme d'empreinte (bcrypt), le verrouillage des comptes après plusieurs échecs de connexion et une double authentification disponible ;
• un journal des actions sensibles, qui enregistre l'action effectuée sans recopier les données saisies ;
• une base de données non exposée sur internet, et des accès d'administration aux serveurs par clé uniquement ;
• une sauvegarde quotidienne, chiffrée avant son envoi vers un stockage situé dans l'Union européenne.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise EMKAI à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour les missions suivantes. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à leur mission :

La liste nominative des sous-traitants ultérieurs est communiquée au Client sur simple demande à contact@emkai.fr.

EMKAI impose à chacun des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord. Elle informe le Client de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur avant sa mise en œuvre. Le Client peut s'y opposer pour un motif légitime ; à défaut de solution, il peut résilier son abonnement avant la date du changement.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Les Données Client sont hébergées en France. Les transferts vers les sous-traitants établis aux États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, pour ceux qui y adhèrent, par le cadre de protection des données UE-États-Unis.

8. Droits des personnes concernées

Le Client consulte et modifie lui-même les Données Client depuis le Service. Pour toute demande qu'il ne peut satisfaire seul, EMKAI l'assiste dans les meilleurs délais. Si une personne s'adresse directement à EMKAI au sujet de Données Client, EMKAI transmet sa demande au Client sans y répondre elle-même.

9. Violations de données

EMKAI notifie au Client toute violation de données personnelles affectant les Données Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. La notification précise, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, ses conséquences probables et les mesures prises. Il appartient au Client, responsable de traitement, de notifier la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées.

10. Assistance, documentation et audit

EMKAI aide le Client, dans la mesure de ses moyens, à réaliser ses analyses d'impact et à respecter ses obligations de sécurité. Elle met à sa disposition, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord.

Le Client peut faire vérifier ce respect une fois par an, en priorité au moyen d'un questionnaire écrit. Un audit sur place, mené par le Client ou un auditeur tenu au secret et non concurrent d'EMKAI, est annoncé au moins 30 jours à l'avance et reste à la charge du Client.

11. Fin du contrat

À la fin de l'abonnement, le Client peut demander l'export de ses Données Client dans un format courant. EMKAI supprime ensuite les Données Client dans un délai raisonnable et le confirme au Client sur demande. Les copies contenues dans les sauvegardes disparaissent au terme de leur cycle de conservation.

12. Obligations du Client

Le Client s'assure de disposer d'une base légale pour chaque Donnée Client qu'il saisit, informe les personnes concernées et répond à leurs demandes. Il ne saisit que les données nécessaires à sa prospection et veille au respect du présent accord par ses Utilisateurs.

13. Responsabilité et contact

La responsabilité de chaque partie au titre du présent accord est régie par l'article 15 des CGV. Pour toute question relative à cet accord ou à une demande concernant des données personnelles, écrivez à contact@emkai.fr.