Politique de confidentialité

La présente politique décrit comment EMKAI traite les données personnelles des visiteurs du site emkai.fr, des personnes qui nous contactent et des utilisateurs de l'application app.emkai.fr. Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Cette adresse est l'unique point de contact pour toute question relative à vos données. EMKAI n'a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n'étant pas obligatoire pour son activité.

2. Données traitées pour le compte de nos clients

Les agences clientes enregistrent dans l'application des informations sur les vendeurs et propriétaires qu'elles démarchent : coordonnées, historique des échanges, notes, tournées. Pour ces données, l'agence est responsable du traitement et EMKAI agit pour son compte, en qualité de sous-traitant. Nos engagements sont décrits dans l'accord de traitement des données.

Si vos coordonnées ont été enregistrées par une agence, adressez vos demandes à cette agence. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande.

3. Visite du site emkai.fr

La consultation du site ne déclenche aucun traçage publicitaire. L'hébergeur du site conserve des journaux techniques (adresse IP, navigateur, page demandée) à des fins de sécurité et de prévention des abus. Une mesure de fréquentation et de performance sans cookie, fournie par cet hébergeur, fonctionne en permanence ; elle ne permet pas de vous suivre d'une visite à l'autre.

Si vous choisissez « Accepter » sur la bannière, nous activons en plus un outil de mesure d'audience hébergé dans l'Union européenne pour comprendre l'usage du site et l'améliorer.

• Base légale : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD).
• Durée de conservation : 12 mois maximum.
• Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment grâce au lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page. Le détail figure dans notre politique cookies.

4. Prise de contact et rendez-vous

Lorsque vous réservez une démonstration, vous êtes redirigé vers un service de prise de rendez-vous, qui collecte votre nom, votre adresse e-mail et le créneau choisi. Lorsque vous nous écrivez, nous conservons votre adresse et votre message.

• Finalité : organiser le rendez-vous, vous répondre et, le cas échéant, préparer une offre.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD).
• Durée de conservation : 3 ans après le dernier échange si aucun contrat n'est conclu, puis durée de la relation commerciale dans le cas contraire.

5. Utilisation de l'application

Les comptes utilisateurs sont ouverts par l'agence cliente au nom de ses collaborateurs. Les traitements ci-dessous concernent ces collaborateurs.

5.1 Compte utilisateur

• Données : civilité, nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, identifiant, rôle, empreinte du mot de passe, réglages de double authentification si vous l'activez, date d'acceptation des conditions.
• Finalité : vous donner accès au service et l'administrer.
• Base légale : exécution du contrat conclu avec votre agence (art. 6.1.b du RGPD).
• Durée de conservation : durée du contrat, puis 24 mois.

5.2 Journaux de sécurité et d'erreurs

• Données : connexions et actions sensibles (nature de l'action, date, adresse IP, navigateur), erreurs techniques rencontrées.
• Finalité : détecter les incidents, en reconstituer le déroulement et corriger les anomalies.
• Base légale : notre intérêt légitime à sécuriser le service (art. 6.1.f du RGPD).
• Durée de conservation : 24 mois glissants pour le journal de sécurité, 90 jours pour le journal d'erreurs.

Pour diagnostiquer un incident, des extraits de ces journaux peuvent être analysés à l'aide d'outils fournis par un prestataire technique établi aux États-Unis (voir section 8).

5.3 Mesure d'usage de l'application

Nous utilisons les données d'utilisation de l'application (pages consultées, actions effectuées) pour améliorer la plateforme et en corriger les défauts. Cette mesure passe par un outil hébergé dans l'Union européenne, et elle est rattachée à votre compte.

• Base légale : notre intérêt légitime à améliorer le service et à en corriger les défauts (art. 6.1.f du RGPD).
• Durée de conservation : 12 mois maximum.

5.4 Facturation

L'abonnement est réglé par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement. Nous recevons le nom et l'adresse e-mail de la personne qui souscrit, les coordonnées de facturation de l'agence et l'état des paiements. Les données de carte ou de compte bancaire sont traitées par ce prestataire et ne nous sont jamais communiquées en entier.

• Base légale : exécution du contrat et obligations légales comptables (art. 6.1.b et 6.1.c du RGPD).
• Durée de conservation : 10 ans pour les pièces comptables (article L.123-22 du Code de commerce).

5.5 Données d'usage de votre compte

Nous enregistrons la manière dont vous vous servez de l'outil : la date de votre dernière connexion, la date de votre dernière action, et le nombre d'actions effectuées (biens consultés, biens ajoutés à votre portefeuille, tournées planifiées, retours saisis). Ces informations sont rattachées à votre compte, donc à votre nom, votre prénom et votre adresse e-mail professionnelle.

Pourquoi. Pour savoir comment le produit est réellement utilisé par chaque agence cliente, repérer une agence ou un collaborateur qui ne s'en sert plus, et prendre contact avec l'agence pour comprendre pourquoi et l'accompagner. Ces données ne servent jamais à évaluer votre travail, votre performance ou votre rendement. Elles ne sont communiquées ni à votre employeur sous forme de classement individuel, ni à un tiers à des fins publicitaires.

Base légale. Notre intérêt légitime à connaître l'usage de notre propre produit et à maintenir la relation contractuelle avec votre agence (art. 6.1.f du RGPD).

Outils d'analyse. Pour analyser ces données, nous utilisons des outils fournis par un prestataire technique établi aux États-Unis (voir section 8). Les données d'usage des comptes concernés, y compris le nom, le prénom et l'adresse e-mail professionnelle, lui sont transmises le temps de produire l'analyse. Aucune décision vous concernant n'est prise automatiquement : toute prise de contact reste un geste humain.

Ce qui n'est jamais transmis. Aucun mot de passe ni empreinte de mot de passe, aucun élément de double authentification, aucune donnée concernant les vendeurs ou propriétaires enregistrés dans votre portefeuille, et aucune note libre que vous avez rédigée.

Durée. Nous ne constituons aucun historique dédié à cet usage : l'analyse lit l'état de votre compte au moment où elle est faite. Les données sources suivent leur propre durée de conservation (sections 5.1 et 5.2).

Opposition. Vous pouvez vous opposer à cette analyse en écrivant à contact@emkai.fr.

5.6 E-mails de service

L'application vous envoie des e-mails de service (réinitialisation du mot de passe, rapport d'activité) par l'intermédiaire d'un prestataire d'envoi. Ces envois reposent sur l'exécution du contrat conclu avec votre agence.

6. Personnes dont les biens sont analysés

EMKAI traite aussi, en qualité de responsable du traitement, des données de personnes qui ne sont pas ses clientes : informations sur les biens immobiliers (caractéristiques, adresse, historique des ventes), informations publiquement accessibles en ligne sur les biens mis en vente (description, prix, localisation), et identité des dirigeants des sociétés propriétaires. Ces données proviennent de sources publiques : données ouvertes de l'administration, registres des entreprises et informations accessibles en ligne sans compte.

Elles servent à orienter la prospection des professionnels de l'immobilier clients d'EMKAI, sur la base de notre intérêt légitime et du leur à identifier les biens susceptibles d'être vendus (art. 6.1.f du RGPD). Elles sont communiquées aux agences clientes, chacune pour son secteur, et à nos prestataires techniques (section 7). Elles sont conservées tant qu'elles restent utiles à cette analyse, puis supprimées automatiquement.

Vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement en écrivant à contact@emkai.fr, en indiquant l'adresse du bien ou le nom de la société. Vos autres droits sont décrits à la section 9.

7. Prestataires

Nous faisons appel à des prestataires techniques, qui traitent des données personnelles pour notre compte et selon nos instructions. Nos données ne sont jamais revendues.

La liste nominative de ces prestataires est communiquée sur simple demande à contact@emkai.fr.

8. Transferts hors de l'Union européenne

Les prestataires établis aux États-Unis peuvent accéder aux données depuis ce pays. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, pour les prestataires qui y adhèrent, par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework).

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit d'opposition aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
• droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur lui ;
• droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez-nous à contact@emkai.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

10. Sécurité

Le site et l'application sont servis exclusivement en HTTPS. Les mots de passe sont stockés sous forme d'empreinte (bcrypt), les tentatives de connexion répétées entraînent un verrouillage temporaire, et la double authentification est proposée à chaque utilisateur. Les données de chaque agence sont cloisonnées. La base de données n'est pas exposée sur internet, et elle est sauvegardée chaque jour de manière chiffrée dans l'Union européenne.

11. Modifications

La présente politique peut être modifiée pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. Les utilisateurs de l'application sont informés de toute modification importante par e-mail ou dans l'application.